Efektyvaus projekto tvarkaraščio kūrimas

LABAS visiems projektų ir laiko planavimo entuziastams!

Pakalbėkim šiandien apie pakankamai basic, bet labai svarbų dalyką / projekto etapą - efektyvaus tvarkaraščio kūrimą. Ne deadline’ų iš galvos sumėtymą, bet realių ir tvarkingą tvarkaraštį. 🤓

---

10 žingsnių

Nežinau, ar verta pasakoti, kodėl reikėtų susikurti efektyvų tvarkaraštį, nes naudos savaime lyg ir aiškios, bet… 😀

Trumpai tariant - tai patys realiausi projekto plano atskaitos taškai ir elementariausias projekto eigos sekimas. Žinoma, sustyguotas laikas labai padeda skirstyt ir komandą (ir kitus išteklius), galvoti apie tam tikru metu gresiančias rizikas, numatyti, kada su kokiais žmonėmis projekto metu bendrauti ir t.t. Tačiau tam, kad planas tikrai būtų efektyvus, jo reikia laikytis ir nepamesti. 🤫

Na, o dabar pereikim prie 10 žingsnių, padėsiančių parengti gerą tvarkaraštį. 🚀

👨🏼‍🚀 Pirmas žingsnis - duomenų rinkimas. Čia turi atsirasti aiškus projekto aprašymas, apimtis, tikslai (ar vienas tikslas), ištekliai, suinteresuotų šalių lūkesčių valdymo planai ir pan. Tada su komanda pasiskirstykite atsakomybėmis ir darbais, apsitarkit, koks kiekvieno iš komandos narių užimtumas turėtų būti ir nepamirškit pasiklausinėti apie artėjančias atostogas ir t.t., nes dėl tokių įsipareigojimų gali sumažėti darbų atlikimo greitis. Surenkam kiek įmanoma daugiau duomenų apie įvykius ir reikalus, galinčius daryti įtaką projekto tvarkaraščiui eigoje.

👨🏼‍🚀 Antras žingsnis - susiplanuokit tarpinius tikslus ir etapus. Taip bus lengviau stebėti projekto pažangą, išlaikyti motyvaciją ir discipliną. Be to, mažų ir greičiau įgyvendindinamų tikslų siekti lengviau, nei kiekvieną dieną galvoti apie didelį dramblį, t.y. visą projektą.

👨🏼‍🚀 Trečias žingsnis - darbų skaidymo grafikas. Kai turit bendrus rezultatus, pagrindines užduotis projektui įgyvendinti ir tarpinius tikslus, galima darbus išskaidyti į mažesnes užduotis ir priskirti jas tam tikrom laiko atkarpom. Priklausomai nuo išskirstymo išsamumo, galima tokį doc’ą naudoti tik su komandos nariais, o stakeholder’iams pateikti abstraktesnį ir gražiau atrodantį tvarkaraštį / planą, a.k.a. high level grafiką.

👨🏼‍🚀 Ketvirtas žingsnis - bendras užduočių tvarkaraštis / list’as / lentelė ir pan. Šio žingsnio esmė - susiskirstyti užduotis, atsižvelgiant į jų priklausomybes (viduje projekto ir už projekto ribų, t.y. kur kokia užduotis yra priklausoma ir nuo kitų organizacijos ar jūsų asmeninių projektų). Task’ai gali būti priklausomi nuo kitų task’ų, darbų sekos pagal logiką ir pan., arba turėti išorinių priklausomybių, kurių jūs ir komanda kontroliuoti kartais negalit. Tačiau laiką savo projekto rėmuose vis tiek kontroliuoti dažniausiai reikės.

👨🏼‍🚀 Penktas žingsnis - critical path kūrimas. Toks kelias tarsi nubrėžia task’ų seką ir yra naudojamas siekiant nustatyti greičiausią kelią projektui užbaigti bei padeda ,,kovojimui” su projekto apimties pokyčiais. Norint sudaryti tokį kelią, jūsų naudojamam įrankyje turi atsirasti visi deadline’ai, task’ų trukmės ir atsispindėti atsakomybės (kaip minimum). Šiek tiek reikalų yra, ar ne?

Kadangi aprašant visus steps’us naujienlaiškis gautųsi toks ilgas, kad, spėjam, pabostų skaityti, padalinsim jį į dvi dalis ir kitus 5 žingsnius papasakosim kitos savaitės naujienlaiškyje. 🫢

To be continued… 🚀

Su geriausiais linkėjimais,

Dovilė 🚀