.png)
LABAS visiems projektų ir laiko planavimo entuziastams!
Nauja savaitė - nauja tema, tad šią savaitę skirsim komunikacijai su suinteresuotomis šalimis. Pravers ne tik projektų vadovams - bendravimo su žmonėmis yra kiekvieno kasdienybėje ir kiekviename darbe. 😉 Tema pakankamai paini ir plati, nes vieno atsakymo ,,kaip komunikuoti?”, tikriausiai, nėra. Tikrai turėsim apie ką pakalbėti ir padiskutuoti su jumis, todėl labai kviečiam prie mūsų pokalbių prisijungti ne tik atsakant į naujienlaiškius (ačiū ir už tai 💚), bet ir bendruomenės grupėje 👈🏼 spausk čia.
Let’s gooooo 🚀
Kodėl reikia taisyklių?
Kartais, kai kalbam apie bendravimą su žmonėmis, atrodo dauguma mechanizmų lyg ir common sense? Pasakai informaciją, gauni grįžtamąjį ryšį ir viskas, ar ne? 🙃
Deja, 1 iš 3 projektų fail’ina vien dėl netinkamos komunikacijos ir nesusikalbėjimo su stakeholder’iais… Miskomunikacija ir nesutarimai priveda prie klaidų darymo, pilno užduočių neišpildymo, neigiamų emocijų ir streso - tokių dalykų komandose ir už jų ribų norėtųsi kuo mažiau. Statistika tikrai liūdnoka, todėl reikėtų pasistengti bent šiek tiek sušvelninti situaciją. Jei mūsų informacija padės nors vienam projektui, galėsim ramiai miegot. 😁
Ir ypatingai projektų valdyme susiduriam su faktu, kad savaime suprantamų dalykų nėra, net jeigu su žmonėmis šiaip ar taip bendraujame kiekvieną dieną savo gyvenime.
5 tips’ai komunikacijai pagerinti
Šventoji projektų valdymo trejybė, kurią rasit kiekviename basics kurse - apimtis, laikas ir pinigai. Žmonių valdyme situacija labai panaši - apie šiuos dalykus pirmiausia reikėtų ir pagalvoti, norint susikurti sėkmingą bendradarbiavimo sistemą, esant projekto vadovui.
Tikrai jokių stebuklingų būdų niekas nebeišras, tačiau keli, savaime suprantami ir iš naujo prisimenami dalykai, gali padėti permąstyti iki šiol susikurtą sistemą (arba paskatins tokią susikurti) ir ją patobulinti.
🚀 Visad nurodykit tam tikrus laiko rėmus - tai padės iš anksto valdyti lūkesčius ir išvengti papildomų (tarpinių) veiksmų. Pavyzdžiui, laiške ar kalbėdami su stakeholder’iu, galit paklausti ar atnaujintą informaciją/ užduotį/ atsakymą galit atsiųsti iki tam tikros darbo dienos pabaigos. Suinteresuotoji šalis žinos, kada tikėtis update’o arba, jei laikas bus netinkamas, praneš tai iškart ir rasit kompromisą. Be to, niekas darbo eigoje neklausinės ir nekvėpuos už nugaros, laukdami atsakymų.
👨🏼🚀 Jei manot, kad pritrūksit laiko, praneškit tai kuo greičiau. Tikrai nutinka taip, kad susikloščiusios situacijos pareikalauja daugiau laiko užduočiai atlikti. Jei jau taip nutiko, praneškit stakeholder’iams iškart ir pateikit naują deadline’ą. Bet jei taip nutinka pakankamai dažnai, pagalvokti apie reikiamą laiko kiekį iš anksto - dažnas deadline’o nukelinėjimas gali sugadint reputaciją ir pasitikėjimą (tikrai nebūtų labai gerai). Nesuprantantiems, kaip valdyti laiką (arba projektus) - mūsų durys jums visad atviros. 😁
🚀 Nebijokit papasakoti apie iššūkius, su kuriais susidūrėt. Dažniausiai nuoširdumas išgelbėja nuo sėdimosios sudegimo - pasinaudokit tuo. 😀 Idealu, jei pasakodami apie sunkumus, pateiktumėt informaciją ir kaip susitvarkysit/ susitvarkėt su jais (valdote savo apimtį projekto rėmuose). Apie nesupratingus stakeholder’ius galėtume parašyti atskirą naujienlaiškį, todėl ,,o jei nesupras ir gausis dar blogiau?” situaciją palikim kitam kartui.
👨🏼🚀 Nepamirškit follow-up’ų (tai yra komunikacijos plano dalis). Jei jau prižadėjot atsakyti, pateikti informaciją ar bet ką kitą, neignoruokit tų deadline’ų. Pasinaudokit kalendorium, priminimais ar kitais smegenų gelbėtojais, kad būtų lengviau.
🚀 Blogiausias atsakymas - jokio atsakymo. Tikrai visi esam buvę situacijoje, kai artimas žmogus neatrašo, neatsiliepia arba net ignoruoja skambučius. Kaip jautėtės? Kilo panika? Ignoravimas ir tyla visad bus tapatinami su kuo nors negeru, tai nekelkit streso ir stakeholder’iams, pagailėkit jų nervų. 😁
Kad ir kokias situacijas analizuotumėm, nesvarbu, susiję tai su suinteresuotomis šalimis, komandos bendravimu jos viduje, vadovo bendravimu su komanda, šeimos santykiais, ar bet kuo kitu, pirmoje vietoje visad išliks žmogiškumas. Visi padarom klaidų, pavargstam, užtęsiam ar praleidžiam deadline’nus, nesusikalbam ir pan., galim apie tai nuoširdžiai pasikalbėti ir išspręsti. Communication is the key. 😉
Su geriausiais linkėjimais,
Dovilė 🚀